2025.09.25

スプレッドシートのタスク管理が変わる！GAS自動リマインダー術

t.inoue

「あの件、どうなった？」から解放される未来、スプレッドシートで実現しませんか？

「〇〇さん、例の案件の納期、明日までだけど大丈夫？」「あ！すみません、すっかり忘れてました…！」

私たちの町工場でも、こんなヒヤリとする会話が日常茶飯事でした。複数の案件が同時進行する中で、スプレッドシートの管理表だけでは、どうしても「うっかり忘れ」が起きてしまうんですよね。

タスク管理ツールを導入するほどの規模でもないし、何より普段使っている管理表から離れたくない…。

もし、あなたが毎日使っているそのスプレッドシートを開いた瞬間、「今日やるべきこと」が自動でポップアップ表示されたらどうでしょう？まるで優秀な秘書が隣にいるかのように、あなたのタスクをそっと教えてくれる。

今回は、そんな夢のような仕組みをGoogle Apps Script（GAS）を使って実現する方法をご紹介します。プログラミングなんてやったことない…という方もご安心ください！この記事の通りに手順を進めれば、誰でも「絶対に忘れないタスク管理システム」を手に入れることができます。

さあ、日々の「面倒」を「快感」に変えるDXの第一歩を、一緒に踏み出しましょう！

なぜ「スプレッドシート×GASリマインダー」が町工場に最適なのか？
3ステップで完成！「絶対に忘れない」リマインダーシステムの作り方
実際に使ってみよう！感動のリマインダー体験

なぜ「スプレッドシート×GASリマインダー」が町工場に最適なのか？

世の中には便利なタスク管理ツールがたくさんありますが、なぜ私たちはスプレッドシートにこだわるのでしょうか？それには、小さな組織ならではの明確な理由があります。

理由1：見逃さない！「ポップアップ通知」の絶大な効果

メールでのリマインドは、他の業務連絡に埋もれてしまいがち。しかし、この仕組みなら業務で必ず開くスプレッドシート上に直接ポップアップが表示されるため、嫌でも目に入ります。この「強制力」が、うっかり忘れを防ぐ最強の武器になるのです。

理由2：追加コスト「ゼロ」で始められる

新しいツールを導入するには、月々の利用料や学習コストがかかります。その点、GoogleスプレッドシートとGASは、Googleアカウントさえあれば無料で利用可能。いつもの管理表に少し手を加えるだけで、高機能なシステムを構築できるのは大きな魅力です。

理由3：誰でも直感的に使える「使いやすさ」

リマインダーの設定からタスクの完了まで、操作は非常にシンプル。PCが苦手な方でも、ボタンをクリックしたり、チェックボックスに印をつけたりするだけで、直感的にタスクを管理できます。

3ステップで完成！「絶対に忘れない」リマインダーシステムの作り方

お待たせしました！ここからは、実際にリマインダーシステムを構築していく手順を、画像を交えて分かりやすく解説していきます。今回は、コピペで使えるサンプルコードも用意したので、安心してついてきてくださいね。

ステップ1：準備編 – システムの土台となるシートを用意しよう

まずは、リマインダーの情報を記録しておくための専用シートを2つ作成します。

現在お使いの管理表があるスプレッドシートを開きます。

今回もサンプルで進めます。

シート左下の「+」（シートを追加）ボタンをクリックし、新しいシートを2つ作成します。

それぞれのシート名を「リマインダー設定」と「リマインダーアーカイブ」に変更してください。

シート名をダブルクリックすると変更できます。

次に、「リマインダー設定」シートに、以下の見出しをA1セルから順に入力します。

これで下準備は完了です！

ステップ2：実装編 – 魔法のコードを貼り付けよう

ここからが本番のGAS設定です。少し専門的に見えますが、やることはコピー＆ペーストだけなのでご安心を！

スプレッドシートのメニューから「拡張機能」>「Apps Script」を選択します。
GASエディタが開きます。まず、コード.gs というファイルに、以下のスクリプトを全文コピーして貼り付けてください。元々書かれている内容は全て消してしまってOKです。

　コードの貼り付け方法などについてはこちらの記事を参考に　

参考記事

GASでスプレッドシート入力爆速化！コピペで始める自動化入門

// ====================================================================
// ★★★【リマインダー機能】完全版 ★★★
// ====================================================================

// リマインダー情報を管理するシート名
const REMINDER_SHEET_NAME = "リマインダー設定";
const ARCHIVE_SHEET_NAME = "リマインダーアーカイブ";

// ▼▼▼ あなたの環境に合わせて、この部分を編集してください ▼▼▼
// リマインダー設定ダイアログに表示する担当者リスト
const 担当者リスト = {
  '山田': 'yamada@your-company.com',
  '鈴木': 'suzuki@your-company.com',
};
// ▲▲▲ あなたの環境に合わせて、この部分を編集してください ▲▲▲

/**
 * スプレッドシートを開いた時にカスタムメニューを追加する関数
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('リマインダー機能')
      .addItem('リマインダーを新規設定', 'showReminderDialog')
      .addSeparator()
      .addItem('完了タスクを整理する', 'archiveCompletedReminders')
      .addToUi();
}

/**
 * リマインダー設定用のダイアログを表示します。
 */
function showReminderDialog() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const HEADER_ROW = 1; // 見出し行が1行目の場合

  const activeRange = sheet.getActiveRange();
  const activeRow = activeRange.getRow();

  if (activeRow <= HEADER_ROW) {
    ui.alert(`データ行（${HEADER_ROW + 1}行目以降）を選択してから実行してください。`);
    return;
  }
  
  // ★注意：管理番号(A列)と案件名(G列)の列番号を実際のシートに合わせてください
  const managementNumber = sheet.getRange(activeRow, 1).getDisplayValue();
  const projectName = sheet.getRange(activeRow, 7).getDisplayValue();
  const sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl() + "#gid=" + sheet.getSheetId() + "&range=A" + activeRow;

  if (!managementNumber) {
    ui.alert("選択された行の管理番号（A列）が空白です。");
    return;
  }

  const htmlTemplate = HtmlService.createTemplateFromFile('ReminderDialog');
  htmlTemplate.managementNumber = managementNumber;
  htmlTemplate.projectName = projectName;
  htmlTemplate.sheetUrl = sheetUrl;
  htmlTemplate.assigneeList = 担当者リスト;

  const htmlOutput = htmlTemplate.evaluate().setWidth(500).setHeight(520);
  ui.showModalDialog(htmlOutput, 'リマインダーを新規設定');
}

/**
 * ダイアログからデータを受け取り、リマインダー設定シートに書き込みます。
 */
function saveReminder(formData) {
  try {
    const reminderSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(REMINDER_SHEET_NAME);
    if (!reminderSheet) {
      throw new Error(`「${REMINDER_SHEET_NAME}」シートが見つかりません。`);
    }

    const linkFormula = `=HYPERLINK("${formData.sheetUrl}", "元の行へ")`;
    const newRow = [
      formData.managementNumber,
      formData.projectName,
      formData.assigneeEmail,
      formData.startDate,
      formData.deadline,
      formData.taskContent,
      false, // G列 (完了チェックボックス)
      linkFormula
    ];
    
    reminderSheet.appendRow(newRow);

    const lastRow = reminderSheet.getLastRow();
    reminderSheet.getRange(lastRow, 7).insertCheckboxes(); // G列にチェックボックスを挿入

    SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast('リマインダーを設定しました。');
    return { success: true };
  } catch (e) {
    Logger.log("エラーが発生しました: " + e.message);
    return { success: false, message: e.message };
  }
}

/**
 * リマインダーをチェックして、ポップアップを表示する関数
 */
function checkAndShowReminders() {
  try {
    const spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    const sheet = spreadsheet.getSheetByName(REMINDER_SHEET_NAME);
    if (!sheet || sheet.getLastRow() < 2) return;

    const currentUserEmail = Session.getActiveUser().getEmail();
    if (!currentUserEmail) return;

    const dataRange = sheet.getRange(2, 1, sheet.getLastRow() - 1, sheet.getLastColumn());
    const values = dataRange.getValues();
    const today = new Date();
    today.setHours(0, 0, 0, 0);

    const tasksForPopup = [];
    values.forEach(function(row, index) {
      const assignedUserEmail = row[2]; // C列
      const startDate = new Date(row[3]);   // D列
      const deadline = new Date(row[4]);    // E列
      const isCompleted = row[6];           // G列
      
      const isMyTask = (assignedUserEmail.trim() === currentUserEmail);
      const isWithinRange = (today >= startDate && today <= deadline);

      if (isMyTask && !isCompleted && isWithinRange) {
        const projectName = row[1];
        const taskContent = row[5];
        const formattedDeadline = Utilities.formatDate(deadline, Session.getScriptTimeZone(), 'yyyy/MM/dd');
        
        tasksForPopup.push({
          row: index + 2, // 実際の行番号
          text: `[${projectName}] ${taskContent} (期限: ${formattedDeadline})`
        });
      }
    });

    if (tasksForPopup.length > 0) {
      const htmlTemplate = HtmlService.createTemplateFromFile('ReminderPopup');
      htmlTemplate.tasks = tasksForPopup;
      const htmlOutput = htmlTemplate.evaluate().setWidth(600).setHeight(400);
      SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(htmlOutput, '【重要】タスクのお知らせ');
    }

  } catch (e) {
    Logger.log("リマインダーチェック中にエラー: " + e.message);
  }
}

/**
 * ポップアップから渡された行番号のタスクを完了済みにする関数
 */
function markRemindersAsComplete(rowNumbers) {
  try {
    const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(REMINDER_SHEET_NAME);
    rowNumbers.forEach(row => {
      // G列（7番目の列）のチェックボックスをTRUEにする
      sheet.getRange(row, 7).setValue(true);
    });
    return { success: true };
  } catch (e) {
    Logger.log("完了チェック処理中にエラー: " + e.message);
    return { success: false, message: e.message };
  }
}

/**
 * 完了済みのリマインダーをアーカイブシートに移動する関数
 */
function archiveCompletedReminders() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sourceSheet = ss.getSheetByName(REMINDER_SHEET_NAME);
  let archiveSheet = ss.getSheetByName(ARCHIVE_SHEET_NAME);

  if (!archiveSheet) {
    archiveSheet = ss.insertSheet(ARCHIVE_SHEET_NAME);
    const headers = sourceSheet.getRange(1, 1, 1, sourceSheet.getLastColumn()).getValues();
    archiveSheet.getRange(1, 1, 1, headers[0].length).setValues(headers);
  }

  const range = sourceSheet.getRange(2, 1, sourceSheet.getLastRow() - 1, sourceSheet.getLastColumn());
  const values = range.getValues();
  
  const rowsToMove = [];
  const rowsToDelete = [];

  values.forEach((row, index) => {
    const isCompleted = row[6]; // G列の完了チェック
    if (isCompleted === true) {
      rowsToMove.push(row);
      rowsToDelete.push(index + 2);
    }
  });

  if (rowsToMove.length > 0) {
    archiveSheet.getRange(archiveSheet.getLastRow() + 1, 1, rowsToMove.length, rowsToMove[0].length).setValues(rowsToMove);
    
    for (let i = rowsToDelete.length - 1; i >= 0; i--) {
      sourceSheet.deleteRow(rowsToDelete[i]);
    }
    SpreadsheetApp.getUi().alert(`${rowsToMove.length}件の完了済みタスクを整理しました。`);
  } else {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('整理する完了済みタスクはありませんでした。');
  }
}

担当者リスト の部分は、あなたの会社のメンバーの名前とGoogleアカウントのメールアドレスに書き換えてくださいね。

次に、ポップアップウィンドウの見た目を作るためのHTMLファイルを作成します。エディタの左側にある「ファイル」の横の「+」をクリックし、「HTML」を選択します。
ファイル名を「ReminderPopup」として作成してください。
作成されたReminderPopup.htmlファイルに、以下のコードを全文コピーして貼り付けてください。

<!DOCTYPE html>
<html>
  <head>
    <base target="_top">
    <link rel="stylesheet" href="https://ssl.gstatic.com/docs/script/css/add-ons1.css">
    <style>
      body { font-family: 'Roboto', sans-serif; }
      .container { 
        padding: 15px 25px 20px 25px; 
        display: flex; 
        flex-direction: column; 
        height: 98%;
        box-sizing: border-box;
      }
      p.description { color: #444; margin-bottom: 15px; }
      .task-list { 
        flex-grow: 1; 
        overflow-y: auto; 
        border: 1px solid #ccc; 
        padding: 12px; 
        border-radius: 5px; 
        background-color: #f9f9f9;
      }
      .task-item { 
        display: flex; 
        align-items: center; 
        margin-bottom: 14px; 
      }
      .task-item input[type="checkbox"] { 
        margin-right: 12px; 
        min-width: 18px; 
        height: 18px; 
      }
      .task-item label { 
        font-size: 14px; 
        line-height: 1.5;
      }
      .button-bar { 
        flex-shrink: 0; 
        padding-top: 20px; 
        text-align: right; 
      }
      #status { 
        text-align: left; 
        font-size: 12px; 
        color: #666; 
        height: 1.2em; 
        float: left;
        line-height: 2.5;
      }
    </style>
  </head>
  <body>
    <div class="container">
      <p class="description">以下のタスクが未完了です。完了した項目にチェックを入れて保存してください。</p>
      
      <div class="task-list">
        <? if (tasks && tasks.length > 0) { ?>
          <? tasks.forEach(function(task) { ?>
            <div class="task-item">
              <input type="checkbox" value="<?= task.row ?>">
              <label><?= task.text ?></label>
            </div>
          <? }); ?>
        <? } else { ?>
          <p>表示するタスクはありません。</p>
        <? } ?>
      </div>

      <div class="button-bar">
        <span id="status"></span>
        <button class="action" id="saveButton">完了を保存</button>
        <button onclick="google.script.host.close()">閉じる</button>
      </div>
    </div>

    <script>
      document.getElementById("saveButton").addEventListener("click", function() {
        const checkedBoxes = document.querySelectorAll('input[type="checkbox"]:checked');
        const statusEl = document.getElementById("status");
        
        if (checkedBoxes.length === 0) {
          statusEl.style.color = 'red';
          statusEl.textContent = '完了にするタスクが選択されていません。';
          return;
        }

        const rowNumbersToComplete = [];
        checkedBoxes.forEach(function(checkbox) {
          rowNumbersToComplete.push(parseInt(checkbox.value, 10));
        });

        this.disabled = true;
        statusEl.style.color = '#333';
        statusEl.textContent = '保存中...';

        google.script.run
          .withSuccessHandler(function(response) {
            if (response.success) {
              statusEl.style.color = 'green';
              statusEl.textContent = '保存しました！';
              setTimeout(function() {
                google.script.host.close();
              }, 1000);
            } else {
              statusEl.style.color = 'red';
              statusEl.textContent = 'エラー: ' + response.message;
              document.getElementById("saveButton").disabled = false;
            }
          })
          .markRemindersAsComplete(rowNumbersToComplete);
      });
    </script>
  </body>
</html>

次に、ポップアップウィンドウの見た目を作るためのHTMLファイルを作成します。エディタの左側にある「ファイル」の横の「+」をクリックし、「HTML」を選択します。
ファイル名を「ReminderDialog」として作成してください。
作成されたReminderDialog.htmlファイルに、以下のコードを全文コピーして貼り付けてください。

<!DOCTYPE html>
<html>
  <head>
    <base target="_top">
    <link rel="stylesheet" href="https://ssl.gstatic.com/docs/script/css/add-ons1.css">
    <style>
      body { font-family: 'Roboto', sans-serif; }
      .container { padding: 10px 20px; }
      .form-row { margin-bottom: 15px; }
      label { font-weight: bold; display: block; margin-bottom: 5px; font-size: 13px; color: #444; }
      input[type="text"], input[type="date"], select, textarea {
        width: 100%;
        padding: 8px;
        border: 1px solid #ccc;
        border-radius: 4px;
        box-sizing: border-box;
      }
      textarea { height: 80px; resize: vertical; }
      .button-bar { padding-top: 10px; text-align: right; border-top: 1px solid #eee; margin-top: 15px; }
      .info-box { background-color: #f9f9f9; border: 1px solid #ddd; border-radius: 4px; padding: 12px; margin-bottom: 20px; font-size: 13px; }
      #status { margin-top: 10px; font-size: 12px; color: red; }
    </style>
  </head>
  <body>
    <div class="container">
      <div class="info-box">
        <strong>管理番号:</strong> <?= managementNumber ?><br>
        <strong>案件名:</strong> <?= projectName ?>
      </div>

      <form id="reminderForm">
        <input type="hidden" name="managementNumber" value="<?= managementNumber ?>">
        <input type="hidden" name="projectName" value="<?= projectName ?>">
        <input type="hidden" name="sheetUrl" value="<?= sheetUrl ?>">

        <div class="form-row">
          <label for="assigneeEmail">担当者</label>
          <select id="assigneeEmail" name="assigneeEmail" required>
            <option value="" disabled selected>選択してください</option>
            <? for (var name in assigneeList) { ?>
              <option value="<?= assigneeList[name] ?>"><?= name ?></option>
            <? } ?>
          </select>
        </div>
        
        <div class="form-row">
          <label for="taskContent">タスク内容</label>
          <textarea id="taskContent" name="taskContent" required placeholder="例：〇〇の図面を修正して提出"></textarea>
        </div>

        <div class="form-row">
          <label for="startDate">通知開始日</label>
          <input type="date" id="startDate" name="startDate" required>
        </div>

        <div class="form-row">
          <label for="deadline">期限</label>
          <input type="date" id="deadline" name="deadline" required>
        </div>
      </form>
      <div id="status"></div>
      
      <div class="button-bar">
        <button class="action" id="saveButton">リマインダーを設定</button>
        <button onclick="google.script.host.close()">キャンセル</button>
      </div>
    </div>

    <script>
      // デフォルトの通知開始日を今日に設定
      document.getElementById('startDate').valueAsDate = new Date();

      document.getElementById("saveButton").addEventListener("click", function() {
        var form = document.getElementById('reminderForm');
        var statusEl = document.getElementById('status');
        
        if (!form.checkValidity()) {
          statusEl.textContent = 'エラー: 全ての項目を入力してください。';
          return;
        }

        this.disabled = true;
        statusEl.style.color = '#333';
        statusEl.textContent = '保存中...';
        
        var formData = {
          managementNumber: form.elements.managementNumber.value,
          projectName: form.elements.projectName.value,
          sheetUrl: form.elements.sheetUrl.value,
          assigneeEmail: form.elements.assigneeEmail.value,
          taskContent: form.elements.taskContent.value,
          startDate: form.elements.startDate.value,
          deadline: form.elements.deadline.value
        };
        
        google.script.run
          .withSuccessHandler(function(response) {
            if (response.success) {
              google.script.host.close();
            } else {
              statusEl.style.color = 'red';
              statusEl.textContent = '保存に失敗しました: ' + response.message;
              document.getElementById("saveButton").disabled = false;
            }
          })
          .withFailureHandler(function(error) {
            statusEl.style.color = 'red';
            statusEl.textContent = 'サーバーエラー: ' + error.message;
            document.getElementById("saveButton").disabled = false;
          })
          .saveReminder(formData);
      });
    </script>
  </body>
</html>

これで3つのファイルが出来ました。

最後に、フロッピーディスクのアイコン（プロジェクトを保存）をクリックして、変更を保存します。