スプレッドシートのAI関数とは？部品名の表記ゆれを一発で統一する使い方

「M8x20」「M8*20」「ﾎﾞﾙﾄ M8-20」が全部同じ部品という地獄

製造業をやっていると、必ずぶつかる問題があります。

仕入先ごとに、同じ部品の書き方が違う。

うちは複数の仕入先から部品を買っています。届く納品書や部品リストの表記が、見事にバラバラです。

• 六角ボルト M8x20
• M8*20 ボルト
• ﾎﾞﾙﾄ M8-20
• 六角ボルト　M8×20（全角スペース＋全角×）

人間が見れば全部同じ部品だと分かります。でもエクセルやスプレッドシートは別物として扱います。集計しようとした瞬間に破綻する。

これを揃えるために、今までは置換を何度も繰り返していました。「×を x に」「全角スペースを半角に」「カタカナを全角に」。それでも取りこぼしが出て、最後は目視で直す。数十分は溶けていく作業です。

これが、関数ひとつで終わるようになりました。

AI関数とは？セルの中でGeminiが動く

2025年6月から、GoogleスプレッドシートにAI関数が追加されました。

セルに関数を書くだけで、Geminiが処理してくれる仕組みです。SUMやVLOOKUPと同じ感覚で、AIを呼び出せます。

=AI("やってほしいこと", 対象のセル)

これだけです。APIキーもGASも要りません。

間違えやすいポイント：関数名は =AI です。「Geminiの機能だから =GEMINI() かな」と思いがちですが、公式の関数名は AI です。

使う前に確認：プランの条件があります

AI関数は、Google Workspace の Business Standard 以上で使えます。Starterプランや無料のGoogleアカウントでは表示されません。

「関数が見つかりません」と出る場合は、まずここを疑ってください。

うちはStandardを契約しているので使えています。プラン選びで迷っている方は、こちらに判断基準をまとめました。

→ Google Workspaceはどのプラン？CADデータを壊した町工場がStandardを選んだ理由

【実践例1】バラバラな部品名を、一瞬で統一する

冒頭の部品リストを実際に片付けてみます。

B6セルに、これを貼り付けます。

そしてB6セルの右下の角をダブルクリック。数式が一番下までコピーされます。

これだけです。全角の×も、半角カタカナも、区切り記号のゆれも、まとめて吸収してくれました。

置換を何往復もしていた作業が、関数1つで終わります。

【実践例2】長い文章から「要点」だけを抜き出す

現場からの連絡や日報は、だいたい長文です。

〇〇の件、B部品の在庫が残りわずかなので至急発注お願いします。希望納期は来週末です。担当は佐藤です。

1件なら読めばいい。でも20件並ぶと、全部読むのはつらい。

B6セルにこれを入れます。

必要な情報だけが抜き出されるので、一覧で眺めて優先順位をつけられます。読む作業が、見る作業に変わるのが大きい。

うちだと、ドブ漬けの入荷がずれた・搬入先に4t車が入らない、といった連絡が日常的に飛んできます。こういうものを拾い出して工程に反映する、という使い方ができます。

【実践例3】感情や目的で「自動分類」する

お客様からのコメントや問い合わせを、内容で仕分けます。

B6セルにこれを入れます。

• 「いつもありがとう」→ 感謝
• 「納期はまだですか？」→ 催促
• 「見積もりをお願いしたい」→ 依頼

分類さえできれば、あとはフィルタで「催促」だけ抽出して優先対応したり、集計してグラフにしたりと、使い道が一気に広がります。

分類の軸は自由に変えられます。「至急／通常／保留」でも「クレーム／要望／質問」でも、プロンプトを書き換えるだけです。

使ってみて分かった、5つの制限

便利なんですが、そのまま業務に組み込もうとすると引っかかる点があります。先に知っておくと詰まらずに済みます。

① 1回に処理できるのは350セルまで

大量のデータを一気に処理させようとすると止まります。分割して実行してください。

② 他の関数と組み合わせられない

=IF(AI(...)) のような書き方はできません。AI関数は単独で使うのが前提です。組み合わせたい場合は、いったん値として確定させてから別の列で処理します。

③ 返ってくるのはテキストだけ

画像やURLは返せません。「この商品の画像を出して」は無理です。ただし絵文字はテキストなので返せます。

④ 結果が毎回まったく同じとは限らない

生成AIなので、同じプロンプトでも表現が揺れることがあります。厳密な一致が必要な処理には向きません。今回のように「人が確認する前提で下ごしらえをする」使い方が現実的です。

⑤ 処理には時間がかかる

普通の関数のように一瞬では返りません。行数が多いと、順番に処理されていくのを待つことになります。

結果は必ず目視で確認する

これは制限というより、使い方の話です。

AI関数は下ごしらえの道具であって、最終確定ではありません。部品名の統一なら、統一後の一覧をざっと見て、変な変換がないかを確認する。この一手間は残しておいたほうがいいです。

とはいえ、ゼロから手作業でやるのと、8割できているものを確認するのとでは、かかる時間がまったく違います。そこが本質的な価値だと思っています。

まとめ

• AI関数は =AI("プロンプト", セル) の形で書く（=GEMINI() ではない）
• Business Standard以上のプランが必要
• 表記ゆれの統一、要点の抽出、自動分類が得意
• 350セル上限、他の関数と組み合わせ不可、結果は毎回同一とは限らない
• 「AIが下ごしらえ、人が確認」の分担が現実的

置換を繰り返して目視で直していた作業が関数1つになる。これだけでも、導入する価値は十分にあると思います。

まずは表記ゆれの統一から試してみてください。効果が一番分かりやすいので。

GoogleWorkspaceの各プラン、2社経営している私が選んだリアルな話はこちら。

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TAKA社長

Google Workspace見習い

小さな町工場の社長。 日々業務に追われ何とか打開する策として『Google Workspace』を契約。実際にアナログで手間だった作業の問題事例とDX化で改善していく方法を詳しく紹介していきます。 DX化・システム化とか言ってますが、基本的にはAI（Gemini）任せでお願いしているだけなので作業としてはとても簡単。 ですので、GoogleWorkspaceの各アプリを効率的に使う方法や便利な機能などを理解してもらえば嬉しいです。